Stage - Nantes Digital Week - Communication / Evénementiel - ref: 323634

Né en 2014, Nantes Digital Week est aujourd’hui devenu l’un des évènements numériques généralistes les plus rassembleurs de France. Chaque année, pendant 10 jours, une centaine d’évènements est proposée au grand public comme aux professionnels, pour permettre à tous de s’informer, se divertir, se former, se rencontrer.

Ce festival est porté par Nantes Métropole et produit par la Cité des Congrès de Nantes. Pour chaque édition il rassemble donc plus de 100 évènements divers et variés comme des conférences, des ateliers, des expériences immersives, des innovations à découvrir.

Nous avons pour valeurs l'ouverture car toutes les idées autour du numérique sont les bienvenues pour construire ensemble une programmation variée, riche et de qualité ; la coopération, en effet, Nantes Digital Week tient à créer du lien entre les contributeur·rice·s afin de faire naître des collaborations enrichissantes ; l'agilité car le festival se construit et s’intègre à l’actualité du territoire et à l’environnement en mettant égalment en avant la métropole et périphérie nantaise avec de nombreux lieux d'accueils ; et la diversité et la parité tant au niveau des sujets abordés et formats proposés, qu’en termes de parité et de variété des publics ciblés.

Depuis 2016, Nantes Digital Week s'inscrit dans une démarche éco-responsable pour faire converger les transitions écologiques et numériques : le Green Hacking.

Concrètement, faire partie de la programmation, c'est s'engager à rendre son évènement plus éco-responsable. En collaboration avec le Réseau Éco-Évènement, l'équipe du festival accompagne les contributeurs de la conception de leurs évènements à l'organisation, jusqu'à la phase de bilan. Pour faciliter la mise en application, un Guide Green Hacking est mis à jour chaque année et regroupe des actions éco-responsable, des ateliers, des bénévoles et bien d'autres.

Stage projet évènementiel - 9e édition

Depuis près de 30 ans, La Cité des Congrès de Nantes s’inscrit parmi les centres de congrès majeurs en France. Lieu d’accueil et de production de manifestations professionnelles et culturelles, elle participe au rayonnement, à l’attractivité et au développement du territoire nantais.

Si le cœur d’activité de la Cité consiste à accueillir des évènements, elle est également productrice d’évènements économiques et sociétaux au cœur de l’écosystème nantais.

Le stage est rattaché à la cellule des productions économiques et sociétales qui compte :

Une équipe projet dédiée (avec un fort sens de l’entraide)
Des compétences multiples (pilotage de projet, communication, programmation, etc)
Des méthodes de travail privilégiant la coopération et l’intelligence collective
Une démarche d’éco-responsabilité engagée

En 2022, la cellule travaillera notamment à la réalisation de la 9e édition de Nantes Digital Week, qui se tiendra du 15 au 25 septembre. 10 jours riches dédiés à la valorisation de tout l’écosystème numérique nantais et son action sur la transition numérique pour tous. Les missions du stage seront consacrées à cet évènement.

Fiche de stage Stagiaire projet évènementiel

Sous la responsabilité de la Chargée de Programmation et Eco-responsabilité, le·la stagiaire participera à l’élaboration du programme de Nantes Digital Week 2022 avec 2 sujets principaux : le suivi du programme et la coordination du dispositif d’éco-responsabilité évènementielle. Le·la stagiaire sera en lien direct avec les organisateurs d’évènements qui intègrent le programme (les contributeurs étant les organisateurs et les contributions étant les évènements qu’ils proposent). Le·la stagiaire travaillera en binôme avec le chargé de projet évènementiel junior présent·e en 2022.

Le·la stagiaire pourra être amené.e à aider l’équipe Programmation sur des missions similaires sur les 2 autres productions évènementielles qui se dérouleront fin novembre : Assises contre les violences faites aux femmes et Colloque Villes et Santé mentale.

1- Mission principale : Programmation : aide au suivi du programme 2022

Suivi avec l’agence de communication de la consolidation et l’intégration de chaque évènement dans le programme global de Nantes Digital Week sur les différents supports web et print.
Aide et suivi de la mise à jour du site web pour l’édition 2022.
Contact avec les contributeurs par mail et téléphone : les conseiller sur l’organisation de leur évènement.
Suivi des contributions : espace contributeurs (intranet), campagnes d’e-mailing et phoning, bases de données Excel des contributions et contributeurs, etc.
Suivi des partenariats avec certains lieux.
Participation aux temps d’animation avec les contributeurs.
Contact pendant le festival avec les contributeurs.
Relance et suivi pour récolter les chiffres de fréquentation de tous les évènements.
Suivi des questionnaires de satisfaction en vue du bilan.
Synthèse et analyse des bilans de satisfaction du public et des contributeurs et axes d’amélioration pour 2023.

2- Éco-responsabilité des évènements

Nantes Digital Week intègre l’éco-responsabilité comme un critère de participation au festival. Tous les contributeurs s’engagent à rendre leurs évènements plus éco-responsables grâce au soutien de l’équipe de Nantes Digital Week et de ses partenaires.

Soutien auprès des contributeurs et lieux dans le choix et la mise en place des actions éco-responsables.
Suivi des actions choisies et du dispositif d’éco-responsabilité.
Participation aux échanges et réunions avec les prestataires. Participation aux temps d’animation avec les contributeurs.
Accompagnement au recrutement des bénévoles et à l’organisation du bénévolat.
Participation à l’accueil, aux formations des bénévoles.
Suivi et co-organisation de la venue et du planning des bénévoles.

3- Communication

Aide à la rédaction des outils de communication dédiés à la programmation et/ou l’éco-responsabilité évènementielle :
- Mailings, actualités, articles.
- Programme web et papier du festival.
- Dispositif d’éco-responsabilité (guide, conseils et bonnes pratiques).
Mise en ligne d’outils dans l’Espace Contributeurs (intranet).
Mise à jour du site internet si changements dans le programme (sous wordpress).

4- Vie de la cellule :

Participation aux réunions hebdomadaires.
Etroite collaboration avec la Chargée de programmation et Éco-responsabilité et le Chargé de projet évènementiel junior

Profil du candidat

De formation Bac+3 à Bac+5 dans le domaine de la gestion de projet, de l’évènementiel ou de la communication, vous avez la volonté de vous immerger dans ces univers.

Bien organisé·e, rigoureux·se, autonome, avec l’esprit d’équipe.
Patient·e, bonne gestion du stress.
Aisance rédactionnelle et relationnelle, notamment au téléphone.
Bonne capacité d’analyse et de synthèse.
Bonne connaissance de l’outil bureautique (surtout Excel et google drive, mais aussi Word, Powerpoint).
Sensibilité à l’éco-responsabilité.
La connaissance de Wordpress serait un plus.