Stage Meeting Planner H_F / Sofitel Brussels Europe

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As a pioneer in the art of responsible hospitality, the Accor Group gathers more than 45 brands, 5,500 hotels, 10,000 restaurants, and lifestyle destinations, in 110 countries. While each brand has its own personality, where you will be able to truly find yourself, they all share a common ambition: to keep innovating and challenging the status-quo.

Situé au cœur du quartier européen, le Sofitel Brussels Europe est un hôtel élégant doté d'une situation idéale sur la Place Jourdan, l'une des dernières places typiques de la ville. Proche du célèbre Parc du Cinquantenaire et des musées, il est le point de départ idéal de toutes les visites de la capitale européenne.

Stage Meeting Planner

En collaboration étroite avec le manager, le Meeting Concierge veille au meilleur déroulement possible de la prestation, en respectant la demande du client et en développant du CA de l’hôtel.

Vos missions :

· OPTIMISATION DES ESPACES

En collaboration avec le Manager, prendre les bonnes décisions pour optimiser le revenu de l'hôtel- Gérer les refus.

· RECEPTION DE LA DEMANDE (téléphone et email), et QUALIFICATION

Répondre à la demande du client, connaissance du produit et des capacités des salons, conseiller le client par rapport à ses besoins, en accord avec la stratégie commerciale (périodes calmes et plus intenses), bonne connaissance technique (faisabilités et limites).
Connaître son client et son secteur d’activité, ce qui va guider sa décision

· CREATION D’UN CONTRACT COMMERCIAL

Rédige les offres sur mesure (cousu main).
Assure le suivi des offres contractuelles et des options en cours

· CONVERSION DE LA DEMANDE EN DOSSIER CONFIRME (conversion)

Après la signature du contrat, préparation pro forma et gestion des arrhes.
Reste en lien avec le client jusqu’à son arrivée.
Prépare les détails du séminaire (chambres et évènements), en contactant le client plus proche de la date d’arrivée.

· SUR LE TERRAIN L’ISM est le point de contact exclusif pendant la prestation.

Accueil du client, vérification des salons et du déroulé
Suivi des demandes additionnelles pendant l’événement
Etre capable de recevoir du feedback sur place, et réagir en fonction

· COMMUNICATION INTERNE

Finalise la feuille de fonction pour envoi à tous les départements de l’hôtel
Prépare et participe à la réunion des fonctions (briefing des groupes chambres et événements) ; gestion des groupes dans les mois qui suivent
Bonne analyse des chiffres et de la stratégie à adopter
Contrôle l´exécution de l’événement sur place, conforme au contrat avec les équipes opérationnelles (service Banquet, Restaurant, Réception, Housekeeping…)
Après l’événement, contrôle de la facturation afin que les montants correspondent à ce qui a été contracté

· SALES

Organisation des sites inspections pour les clients potentiels ou pour les événements à venir
Participe à la stratégie commerciale MICE
Développement de la relation clients/ fidélisation = relances spontanées Informe le client des différents services de l’hôtel (restaurant, rooftop, hammam, etc)
Tenter l’upselling pour chaque dossier: ajout d’un cocktail, d’une pause-café, d’un dîner, équipement technique…
Développe son sens commercial persuasif.

Cette liste est non exhaustive

Profil attendu

Français / Anglais écrit et oral Maîtrise du Pack office

Connaissance souhaitée Logiciel OPERA
Contrat via une convention de stage 38h/semaine

Ce que l’établissement vous offre :
- Être le futur magnifique Ambassadeur de la marque Sofitel.
- La capacité de faire la différence aux travers de nos activités Ethiques & Responsabilité Sociale des Entreprises, comme Green Key.
- Des opportunités de développement de carrière au niveau national et international.
- L'entretien de l'uniforme de travail.
- Une visite "découverte" de notre établissement, comprenant le dîner, la nuitée et le petit-déjeuner pour une ou deux personnes.

Stage de 6 mois à partir de janvier 2027.

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