Luxury Villa Concierge Assistant (H/F/X) / Stage / Alpilles

Le Collectionist - Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.

Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure.
Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps.

Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.

Luxury Villa Concierge Assistant (H/F/X)

Ce stage est à pourvoir pour une durée de 4 mois, du 11 mai au 11 septembre 2026.

En tant que On-Site Concierge Assistant au sein de l’équipe Conciergerie & Stay, vous jouerez un rôle crucial dans la gestion et l’assistance de nos clients sur place pour les demandes liées à la conciergerie et aux propriétés.

Vous accueillerez notre clientèle internationale dans diverses propriétés louées, en respectant les normes de la marque Le Collectionist. En étroite collaboration avec l’équipe Conciergerie Pre-Arrival, vous contribuerez à consolider le réseau de partenaires locaux afin d’offrir les services et expériences les plus qualitatifs à nos clients. Vous gérerez simultanément plusieurs séjours.

Objectifs & responsabilités :

1. Préparation en amont des séjours

Pré-visiter les propriétés où des clients sont attendus.
Collaborer avec la team Conciergerie Pre-Arrival pour collecter toutes les informations nécessaires à la préparation du séjour.
Mettre à jour les informations sur les propriétés dans les outils internes.
Effectuer les courses demandées et personnaliser les propriétés (cadeaux, équipements) pour accueillir les clients.
Contacter les clients avant leur arrivée pour confirmer l’heure d’arrivée et finaliser les derniers détails.

2. Accueil des clients et suivi de séjour

Accueillir les clients selon les standards de Le Collectionist, en s’assurant que la villa est prête et en excellent état.
Présenter la villa, ses spécificités, et orienter les clients sur les outils disponibles, la maison et ses environs.
Rester disponible pour toute demande de conciergerie, modification de service pré-réservé, ou pour toute assistance durant le séjour.
Gérer et encaisser les paiements des clients lorsque nécessaire.
Être réactif et capable de résoudre tout problème qui pourrait survenir dans la propriété pendant le séjour.

3. Check-out et suivi de fin de séjour

Assurer un check-out fluide en inspectant la propriété en présence des clients, et en documentant minutieusement tout dommage observé.
Effectuer la facturation et le suivi des paiements en lien avec la team Conciergerie Pre-Arrival.
Préparer et valider les comptes des services additionnels vendus durant le séjour, avec le support de la team Pre Arrival.

4. Administration et gestion des paiements

Facturer et encaisser les paiements des clients en collaboration avec la team Pre-Arrival.
Documenter de manière rigoureuse toute observation relative à l’état de la propriété après le séjour des clients.

Horaires et spécificités

Notre présence sur site et les standards de notre secteur nécessitent de travailler les samedis et dimanches (modèle hôtelier), en particulier pendant la haute saison. Le travail est organisé en rotation avec le reste de l’équipe sur place et les heures supplémentaires peuvent être récupérées.

Qualifications

En cours de formation en hôtellerie, tourisme, école de commerce, ou dans un domaine connexe.

Sensibilité pour le secteur du luxe et de l’hôtellerie.
Permis de conduire valide & véhicule personnel nécessaire.
Intérêt pour des missions similaires (gestion de villa, conciergerie).
Connaissance de la destination et de son écosystème, ou envie de l’apprendre.
Bilingue français/anglais ; une troisième langue est un plus.
Organisé, méticuleux, et attentif aux détails.
Autonome, avec une forte aptitude relationnelle.
Excellentes compétences en communication écrite et orale pour établir des relations solides avec les clients et les partenaires.
Sens du contact, orientation satisfaction client, et capacité à nouer facilement des relations.
Capable de gérer plusieurs tâches en simultané et de s’adapter à un environnement rapide et exigeant.