Pre-arrival Concierge Assistant (H/F) / Stage / Annecy

Le Collectionist - Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.

Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure.
Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps.

Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.

Pre-arrival Concierge Assistant

Ce stage est à pourvoir du 4 mai au 31 août 2026.

Au sein de l'équipe Conciergerie, le/la Pre-arrival concierge assistant joue un rôle essentiel dans la gestion et l'accompagnement des clients de la société Le Collectionist. De plus, il/elle est chargé(e) d'aider à mettre à jour le réseau de partenaires locaux, contribuant ainsi à renforcer les relations stratégiques de l'entreprise. En parallèle, il/elle est responsable de diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe et à la réalisation efficace de ses objectifs. Le/la Pre-arrival concierge assistant qui nous rejoindra sera en charge de la zone des Alpes françaises et sera basé à Annecy.

Missions:

1. Soutien à la gestion des clients et accompagnement :

Participer à l’organisation des séjours en apportant un support sur la coordination des services et expériences pour nos clients.
Contribuer à l’élaboration des devis et à leur suivi avec l’équipe.
Aider à la mise à jour des itinéraires des clients dans nos outils internes.
Participer à l’émission de devis, factures, et itinéraires.

2. Mise à jour du réseau de partenaires :

Mettre à jour notre base de données de partenaires locaux pour consolider notre offre et les tarifs dans nos outils internes.
Participer à la mise à jour et à la production des catalogues présentant nos services et expériences.
Collaborer avec le marketing pour suggérer des mises à jour des guides de destination (nouveaux restaurants, activités, points d’intérêt).

3. Gestion de projet

Appuyer l’équipe dans la création et la mise à jour des supports de communication (catalogues, présentations).
Sur la base du retour d’expérience de la saison hiver, participer à la définition de la roadmap des différentes procédures internes.

Horaires et spécificités
Notre présence sur site et les standards de notre secteur nécessitent de travailler les samedis et dimanches (modèle hôtelier). Le travail est organisé en rotation avec le reste de l'équipe sur place et les heures supplémentaires peuvent être récupérées.

Qualifications

Minimum attendu : Bac +1/2 en hôtellerie, tourisme ou administration

Excellent niveau d’expression orale et écrite en Français et Anglais
Bonne maîtrise de la suite google et appétence pour la découverte des outils informatiques
Sensible à la satisfaction client, à la fidélisation avec le sens du contact et de l’écoute et la capacité à nouer des relations facilement
Autonome, capacité de compréhension rapide, sens de l’organisation et du détail
Rigueur, capacité à prioriser et gérer l’urgence
Polyvalent(e), créatif(ve), réactif(ve), sens du service, efficace, empathique et proactif(ve)
Goût pour le secteur du luxe et disposition à la logistique évènementielle
Un sens commercial développé et le goût de la vente
Profils atypiques, avec grandes facilités à travailler en équipe