Pre-Arrival Concierge Admin Assistant (H/F) / Stage / Bordeaux

Le Collectionist - Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.

Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure.
Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps.

Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.

Pre-Arrival Concierge Admin Assistant (H/F)

Ce stage est à pourvoir pour une durée de 6 mois à compter d'avril 2026.

Sous la supervision du Team Lead Concierge, vous jouerez un rôle clé dans l’amélioration de la qualité et de la personnalisation du service client au sein de l’équipe Conciergerie.

En tant qu’Assistant Concierge, vous accompagnerez la coordination d’expériences d’exception pour nos clients et contribuerez au développement de relations privilégiées avec nos partenaires locaux triés sur le volet.

Vous serez responsable d’une zone dédiée, dont vous deviendrez un expert, en maîtrisant ses meilleures adresses, ses expériences exclusives et ses interlocuteurs clés.

Missions :

En amont de la saison :

Soutenir l’équipe conciergerie dans le développement et l’enrichissement du réseau de partenaires en accord avec les standards d’excellence du Collectionist.
Participer à la gestion des relations partenaires (négociation, contractualisation, mise à jour des tarifs, animation du réseau).
Mettre à jour le portefeuille partenaires et les bases de données tarifaires.
Contribuer à la création et à la mise à jour des guides de destination et catalogues de services en français et en anglais.

Pendant la saison :

Assister les concierges dans le suivi des demandes clients et la communication avec les partenaires (disponibilités, devis, confirmations de réservations).
Conseiller et accompagner nos clients dans la création de leur itinéraire sur mesure avant leur séjour.
Gérer les réservations de restaurants et de lieux selon les souhaits des clients.
Assurer la gestion complète de la facturation clients et prestataires.
Participer à la conception d’itinéraires sur mesure en proposant, chiffrant et coordonnant des services et expériences haut de gamme (chefs privés, transferts, excursions, événements, etc.).
Rédiger et transmettre des itinéraires complets et personnalisés.
Garantir une communication fluide avec les équipes locales et une expérience client sans faille.

Qualifications

Diplôme en hôtellerie, gestion, ou domaine connexe.

Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
Excellentes compétences relationnelles et sens du contact.
Organisé(e), rigoureux(se), polyvalent(e) et capable de gérer plusieurs priorités à la fois.
Forte orientation client, avec une véritable passion pour le service sur mesure et le monde du luxe.
Esprit proactif, adaptable et collaboratif, avec une approche positive et curieuse.
Esprit entrepreneurial et goût pour la vente, la négociation et l’excellence du service.
Une première expérience dans l’hôtellerie de luxe, la conciergerie ou le tourisme haut de gamme est un atout.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux collaborateurs ayant des besoins/aménagements spécifiques liés à un handicap.

Informations supplémentaires

- Remboursement à hauteur de 50% du pass transport ou remboursement des indemnités kilométriques
- 1 journée off pour ton anniversaire (hors week-end et jours fériés)
- Des tickets restaurants à hauteur de 8€ (50% part employeur / 50% part collaborateur)
- Un ordinateur portable (Mac)
- Des événements toute l’année (Christmas Party, Raclette Party, Summer Party…)

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