Concierge Admin Assistant (H/F) / Bordeaux / Stage

Le Collectionist - Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.

Nous trouvons, dans des destinations mythiques ou surprenantes, la maison qui correspond à chacun de nos voyageurs. Nous préparons, façonnons et personnalisons chaque séjour, pour créer une expérience taillée entièrement sur-mesure.
Nous fixons ainsi un nouveau standard dans le marché de la location de luxe. Nous tissons avec nos clients une relation de confiance qui s’inscrit dans le temps.

Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.

Concierge Admin Assistant

Stage à pourvoir du 16 mars au 15 septembre 2026

Véritable support de l’équipe de conciergerie, l'administrative concierge s’assurera du suivi des règlements clients et partenaires.

Les missions

Il/elle assurera ainsi le lien avec l’équipe finance du Collectionist. Son rôle est primordial, le bon suivi des règlements auprès de nos partenaires confirmant les services et expériences réservés pour nos clients exigeants.

Interagir quotidiennement avec l’équipe de concierges (pre-arrival et onsite concierges) et l’équipe finance
Gestion de la relation prestataires (facturation)
Elaborer les factures clients pour l’équipe de concierges
Saisir et suivre chaque paiement client dans nos outils
Suivre la facturation de tous nos prestataires (effectuer les demandes de paiement auprès du service comptabilité)
Clôturer comptablement chaque dossier client
Reporting hebdomadaire et mensuel

En haute saison, l'administrative Concierge Admin pourra également être amené à assister l’équipe sur d’autres taches - telles que la réservation de restaurants ou la saisie des plannings clients.

Le poste implique également de travailler certains samedis durant la haute saison, avec des jours de repos compensatoires prévus en contrepartie.

Qualifications

Étudiant(e) en Bac+2 minimum, en tourisme, gestion hôtelière, commerce ou domaine similaire

Grande rigueur, organisation et sens du détail indispensables
Intérêt marqué pour le secteur du luxe, du voyage et de l’hospitalité
Bonnes capacités de communication écrite et orale en français et en anglais
Autonomie, proactivité et capacité à travailler en équipe
Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)
Esprit positif, flexible et envie d’apprendre dans un environnement dynamique

Informations supplémentaires

- Des tickets restaurants à hauteur de 8€
- Remboursement à hauteur de 50% du pass transport
- 1 journée off pour ton anniversaire (hors week-end et jours fériés)
- Un ordinateur portable
- Des événements toute l’année (Christmas Party, Raclette Party, Summer Party…)

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