Assistant Administration des ventes BO GE

Mission

Dans le cadre de la politique définie par la Direction Commerciale d’Arval, le Gestionnaire Back-Office a pour mission d’administrer les parcs de véhicules clients dans le respect du contrat et des conditions commerciales négociés par l’agence commerciale.

• Il est l’un des interlocuteurs opérationnels de l’agence commerciale et de l’Arval Service Client (ASC).
• Il joue un rôle d’interface entre le client et les différents services d’Arval dans le périmètre des tâches qui lui sont attribuées.
• Il est l’interlocuteur opérationnel client sur ses demandes de « niveau 2 », c’est-à-dire sur les sujets qui demandent une analyse approfondie, une recherche poussée ou une coordination avec les autres services Arval.

Dimension du poste

Le gestionnaire Back Office est rattaché à un Chef d’Equipe Back Office ou directement au Responsable Back Office s’il n’y a pas de chef d’équipe.

Le gestionnaire Back Office est polyvalent sur un ensemble de tâches administratives (mise en facturation, transferts, réajustements…) et sur des tâches plus spécifiques à un portefeuille de clients (livraisons, réclamations…).

Le gestionnaire Back Office fait partie d’une équipe Back office affectée à une ou plusieurs agences d’un même segment. Ainsi, il gère les tâches opérationnelles issues des agences commerciales ou de l’Arval Service Client (service de gestion des appels entrants commerce).

Description des tâches

1. Dans un premier temps, le Gestionnaire Back Office intervient en support sur le portefeuille clients de l’agence.
2. Dans un second temps, et en fonction de la montée en compétences du Gestionnaire, un portefeuille client lui sera affecté à court/moyen terme.

Le Gestionnaire Back Office est toujours encadré par un tuteur. Les différentes missions sont confiées de manière progressive ; la variété des tâches administratives confiées dépendra de l’activité, du volume et de la capacité du gestionnaire à les réaliser.

Les missions qui lui sont confiées sont fixées par le RERC ou le tuteur :

• Classement des documents.
• Création des dossiers dans les bases informatiques.
• Relances téléphoniques auprès des fournisseurs (PVM, PVL, factures VN).
• Gestion administrative des documents de bord (cartes vertes, cartes accréditives, cartes carburant, manuels conducteurs).
• Organisation des livraisons de véhicule (prise de contact avec les clients, envoi des pochettes).
• Mise en facturation des dossiers.
• Saisie des modifications de contrats dans les bases informatiques (réajustements, transferts).

En fonction de la montée en compétences du gestionnaire, les missions seront plus diversifiées et axées sur la relation client.

Finalités du poste

• Garantir les résultats quantitatifs et qualitatifs fixés par sa hiérarchie.
• Garantir la conformité de la livraison du véhicule par rapport à la commande et la mise en place de la facturation.
• Participer à la satisfaction et la fidélisation des clients en assurant une qualité de service optimale pendant toute la durée du contrat (en particulier, en s’assurant que les informations transmises sont correctes)
• Contribuer positivement à l’image de marque d’Arval.

Cursus et compétences

Bac +2 minimum, Commerce ou Gestion administrative

• Débutant ou première expérience

Savoir-faire et connaissances

• Capacité à gérer du volume dans les délais impartis
• Capacité à traiter des tâches régulières et normalisées
• Efficacité dans le traitement des dossiers de gestion
• Rigueur et fiabilité dans la saisie de l'information
• Capacité à trouver l'information
• Connaissance sur la fiscalité des parcs automobiles
• Esprit d'analyse
• Maîtrise de l'écrit
• Bonne élocution

Savoir être

• Rigueur
• Polyvalence
• Dynamisme
• Réactivité
• Esprit d’équipe
• Sens du relationnel