ALLIANCE MEETING est une société spécialisée dans l'organisation logistique des événements d'entreprise.

Ces événements sont très variés. Il peut s'agir d'une réunion de direction de 15 personnes sur 2 jours comme de l'organisation d'un congrés de 5000 personnes sur plusieurs jours.

Nous supervisons et coordonnons pour nos clients tout ou partie de leurs évènements afin de leur en faciliter l'organisation.

Nous avons également un rôle de conseil vis à vis des différentes offres que nous leur proposons afin que nos clients puissent faire les meilleurs choix en fonction des messages qu'ils souhaitent passer lors de leurs évènements.

Depuis presque 6 ans, notre chiffre d'affaires croit chaque année entre 15 et 20%.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un stagiaire

Assistant Chef de Projet
- h/f -
De 2 à 6 mois

Présentation :

L’assistant chef de projet assiste le chef de projet avec lequel il constitue l’équipe de base pendant la préparation du dossier.

Il participe à la conception, à l’élaboration et à la vente du projet ; il en est le coordinateur principal.

Il est le référent de l’esprit du projet auprès du client qu’il conseille. Il a pour responsabilité la garantie de bonne fin technique de l’opération et le respect des budgets, y compris de la marge brute pour l’agence.

Puis, il intervient sur la partie « logistique » d’une opération. Son rôle peut aller du choix des lieux et des sites, à la gestion des transports et des transferts, de l’hébergement, de la restauration, des éditions, de la signalétique, de l’accueil et des flux comme de la gestion des stocks et des livraisons sur les opérations.

Il peut aussi s’occuper de l’appel à participation et de la gestion des fichiers participants.

Missions :

• Assurer les repérages, les devisages du projet, sécuriser la faisabilité de l’opération.
• Présenter, en collaboration avec son responsable et sous sa responsabilité, le projet au client (stratégie, création - pour l’événement -, programme, informations techniques, plans et budget)
• Planifier, mettre en œuvre et suivre la réalisation de l’opération,
• Contrôler la conformité de la proposition avec les impératifs stratégiques et commerciaux…
• Assurer ou co-assurer l’accompagnement du client
• Co-rédiger le planning des actions à mener
• Rédiger et diffuser les comptes-rendus de réunions clients
• Contrôler le suivi administratif du projet (facturation client notamment)
• S’assurer de la conception des documents d’édition (invitation, inscription, dossiers participants, programme,…),
• Concevoir et gérer la restauration, l’hébergement, le transport, les transferts, les aspects culturels et les animations,
• Etablir le document technique final « feuille de route »,
• Orchestrer l’opération pendant sa phase de réalisation.

Compétences associées :

• Maîtriser parfaitement l’outil informatique,
• Avoir beaucoup de rigueur et le sens de l’organisation,
• Savoir établir les documents synthétiques et tableaux qui permettent de comprendre et visualiser l’ensemble du dispositif mis en place
• Mener des négociations aux enjeux divers selon les interlocuteurs,
• Rendre compte et sécuriser,
• Travailler en équipe,
• Etre rigoureux, réactif et réaliste
• Maitriser ou avoir de bonnes bases en anglais.

Rémunération : La rémunération sera définie en fonction des profils.

Merci de nous adresser un CV accompagné d’une lettre de motivation à l’attention de Stéphane BAPTISTE.